Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Als Warenwirtschaftssystem (abk. WaWi) wird allgemein hin jede Software bezeichnet, welche die Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens abbildet.
Ein Warenwirtschaftssystem besitzt in der Regel ein umfangreiches Dokumentenmanagement und Möglichkeiten individuelle Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen zu erstellen. Auch Kundendaten und -Informationen müssen eingegeben, gepflegt und schnell abgefragt werden können. Die Fakturierung - die Übergabe der Rechnungsausgangsbuchung in die Buchhaltung - schließt in der Regel den Verkaufsprozess eines Warenwirtschaftssystems ab. Über die Buchhaltung muss der Zahlungsverkehr zum Kunden und zu Lieferanten überwacht werden können und automatisch auf Terminüberschreitungen hingewiesen werden, woraufhin entweder ebenso automatisch oder manuell eine Mahnung erstellt und versandt wird. Auch eine Überwachung des Lagerbestands, das Abrufen von Bewegungsdaten und die Ermittlung von Lagerkennzahlen wie Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand gehören zu den Aufgaben eines modernen WaWi's.
Zu den weiteren möglichen Komponenten eines Warenwirtschaftssystems zählen je nach den konkreten Anforderungen eines Unternehmens z.B. eine Abrechnung der Provision für Verkäufer, eine Zeiterfassung für Mitarbeiter, Zeit- und Terminverwaltung für Projekte oder statistische Auswertungen für das Controlling. Auch der Datenaustausch zu weiteren E-Commerce-Anwendungen durch standardisierte Schnittstellen wie Edifact, Datanorm, Datev, Onlineshop-Systeme, Ebay, XML gehört heutzutage zu den wichtigen Anforderungen, die an leistungsfähige Warenwirtschaftssysteme gestellt werden.
Der Aufbau der Software an sich wird durch eine Datenbank realisiert, die die Stammdaten und Bewegungsdaten verwaltet. Zu den Stammdaten gehören die in den Datensätzen verwalteten Objekte wie Kunden-, Lieferanten und Artikeldaten oder Stücklisten. Unter Bewegungsdaten werden hingegen die durch Aufträge in der Auftragsbearbeitung verwalteten wirtschaftlichen Transaktionsdaten in Form von Geld und Waren in eigenen Datensätzen erfasst.
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